1.項目概述
中國太平保險集團有限責任公司（以下簡稱“中國太平”），是我國唯一家管理總部設(shè)在香港的中管金融保險集團。太平人壽保險有限公司（以下簡稱“太平人壽”）隸屬于中國太平，是國內(nèi)中大型壽險企業(yè)之一。公司總部設(shè)在上海，截至2018年底，注冊資本100.3億元，總資產(chǎn)逾4600億元，期末有效保險金額超過155000億元。服務(wù)網(wǎng)絡(luò)基本覆蓋全國，已開設(shè)37家分公司和1100余家三、四級機構(gòu)，累計服務(wù)客戶總量超過4800萬人次，向客戶支付理賠款和生存金總額近千億元。憑借穩(wěn)健的財務(wù)表現(xiàn)，公司連續(xù)四年獲得惠譽國際“A+”（強勁）財務(wù)實力評級。
檔案是公司資產(chǎn)的重要組成部分，具有重要的憑證和參考價值，是公司在信息時代賴以生存和發(fā)展的核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)。隨著信息技術(shù)的廣泛應用，一方面太平人壽形成了大量待納入檔案管理范疇的新型數(shù)據(jù)和信息形態(tài)；另一方面太平人壽對檔案管理工作日益重視，對檔案工作提出了更加高效的要求。因此，充分有效地管理和利用檔案信息資源成了太平人壽檔案管理工作的難點和重點。
2016年,國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出“檔案管理信息化”發(fā)展目標，即“全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。”在中國太平信息化建設(shè)戰(zhàn)略和共享太平發(fā)展理念指引下，建設(shè)數(shù)字檔案室是太平人壽面對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然選擇。
2018年4月，國家檔案局辦公室正式下發(fā)《關(guān)于確定企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位的通知》（檔辦函〔2018〕94號），在中國太平集團辦公廳的指導和幫助下，太平人壽順利獲得本次企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位資格，是本次試點單位中唯一的保險企業(yè)。
2.項目目標
按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，通過建立健全檔案管理制度，完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，同步實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子文件歸檔管理，強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、安全保障體系建設(shè)等工作，用信息化手段完成太平人壽檔案全流程數(shù)字化管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的提質(zhì)增效和數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，從而通過國家檔案局試點項目驗收為契機，持續(xù)打造“共享太平”檔案信息平臺，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力的支撐。
3.系統(tǒng)部署架構(gòu)
部署架構(gòu)圖
4.建設(shè)成果
按照國家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，結(jié)合太平人壽實際，采購東方飛揚公司成熟的檔案管理系統(tǒng)軟件，進行了必要的系統(tǒng)開發(fā)和功能完善。
4.1.2電子文件歸檔接口平臺
根據(jù)太平人壽檔案管理實際和業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔需求，開展電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口建設(shè)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)將需要歸檔的電子文件和元數(shù)據(jù)根據(jù)歸檔頻率定時傳送給電子檔案管理系統(tǒng)接口平臺，接口平臺根據(jù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)約定的歸檔規(guī)范對歸檔數(shù)據(jù)進行四性校驗，并將校驗結(jié)果反饋到對應的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。對于校驗通過的歸檔數(shù)據(jù)，接口平臺寫入電子檔案管理系統(tǒng)收集整理中心對應的業(yè)務(wù)文件庫；對于未能通過校驗的數(shù)據(jù)，接口平臺將把檢測出的不符合約定規(guī)范的數(shù)據(jù)以日志形式發(fā)送給相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理員，直至業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)符合規(guī)范后完成相關(guān)歸檔操作。
4.1.3四性檢測工具
根據(jù)《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70-2018），結(jié)合太平人壽實際開發(fā)四性檢測工具，針對實現(xiàn)歸檔電子文件的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在歸檔環(huán)節(jié)、移交與接收環(huán)節(jié)和長期保存環(huán)節(jié)實現(xiàn)電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的全面檢測。
4.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化
由太平人壽總公司辦公室利用檔案服務(wù)外包形式開展一定數(shù)量紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，存量檔案數(shù)字化率達到70%以上。同時電子檔案管理系統(tǒng)計劃通過接口建設(shè)對接對接核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、不動產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、采購平臺，同步歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件和紙質(zhì)檔案掃描件，從而實現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化，增量檔案的電子化。
4.3電子文件歸檔
實現(xiàn)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、不動產(chǎn)管理信息系統(tǒng)以及采購平臺四個業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸檔。歸檔周期可根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實際情況進行設(shè)定或調(diào)解，歸檔接口、文件存儲格式符合企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點和企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點要求，歸檔流程可控并在歸檔過程實現(xiàn)四性檢測。
4.4安全保密建設(shè)
通過采用適宜的安全保障技術(shù)方法、配備必要的硬件、軟件設(shè)施，健全電子檔案安全管理制度體系建設(shè)，確保數(shù)字檔案室數(shù)據(jù)的安全和網(wǎng)絡(luò)安全，逐步建設(shè)異地異質(zhì)災備體系，不斷優(yōu)化檔案資源安全保障體系。
4.5標準規(guī)范體系建設(shè)
根據(jù)太平人壽檔案管理實際，并參照國家檔案局相關(guān)標準規(guī)范，修訂完善公司檔案管理辦法、電子檔案管理實施細則、文書檔案整理細則、特殊載體檔案整理細則、業(yè)務(wù)檔案管理實施細則等檔案工作制度或細則，制定適用于公司數(shù)字檔案室建設(shè)所需的標準規(guī)范，以符合國家檔案局試點驗收的標準。
4.6專題數(shù)據(jù)庫
在太平人壽現(xiàn)有數(shù)字檔案資源基礎(chǔ)上，通過分析、篩選、整合信息資源，建立公司檔案專題資料庫，內(nèi)容涵蓋公司檔案管理制度，檔案宣傳月集錦，大事記等，便于領(lǐng)導和公司員工的瀏覽查詢。
5.試點驗收通過材料
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點通過驗收企業(yè)名單（第一批）